KAIZEN - Triết lý kinh doanh hiệu quả của người Nhật

 

Bên cạnh những kỹ năng mềm cần thiết, mỗi sinh viên mới ra trường và doanh nghiệp có thể tham khảo mô hình Cải tiến mỗi ngày – KAIZEN của người Nhật, để có thể tự phát triển bản thân và gặt hái thành công trong công việc.

 

 

1. Thực trạng sinh viên hiện nay

 

Mỗi sinh viên ra trường đều đặt cho mình những mục tiêu nhất định. Người mong muốn có công việc tốt, môi trường thoải mái. Người lại có dự định rẽ hướng theo đam mê chứ không tiếp tục chuyên ngành mà mình đã gắn bó suốt 4 năm Đại học.

 

Chương trình giáo dục của các Đại học tại Việt Nam thường chú trọng vào lý thuyết cứng nhắc, thiếu môi trường rèn luyện và cọ sát thực tiễn cho sinh viên. Điều này khiến một số lượng lớn sinh viên sau khi hoàn thành chương trình kéo dài nhiều năm tại trường Đại học vẫn lạ lẫm với môi trường làm việc thực tế.

 

Những năm gần đây, số lượng sinh viên đầu ra đáp ứng được nhu cầu tuyển dụng của doanh nghiệp đang giảm dần. Phần lớn khi tuyển sinh viên mới ra trường vào làm việc, doanh nghiệp phải tiến hành đào tạo lại từ đầu để tránh sự khập khiễng giữa lý thuyết và thực tế. Bên cạnh những đào tạo về chuyên môn, các doanh nghiệp hiện đại ngày nay còn đào tạo thêm kỹ năng mềm và các tư tưởng tiến bộ cho nhân viên của mình.

 

2. KAIZEN là gì?

 

KAIZEN là một thuật ngữ kinh tế của người Nhật, được ghép bởi “Kai” – Thay đổi, cải tiến và “Zen” – Tốt hơn. Trong tiếng Anh, thuật ngữ này được hiểu là “Ongoing Improvement” hoặc “Continuous Improvement”. Khi được các doanh nghiệp Việt Nam áp dụng, triết lý kinh tế này được biết đến rộng rãi với tên gọi “Cải tiến mỗi ngày”.

 

Trong cuốn “KAIZEN: Chìa khóa thành công của người Nhật”, KAIZEN còn có nghĩa là cải tiến liên tục trong đời sống cá nhân, đời sống gia đình, xã hội và môi trường làm việc. Khi KAIZEN được áp dụng vào nơi làm việc có nghĩa là sự cải tiến liên tục liên quan tới tất cả mọi người – ban lãnh đạo cũng như nhân viên. Mục tiêu của KAIZEN không chỉ nhằm giảm chi phí mà còn làm cho công việc đơn giản, nhanh hơn, an toàn hơn, tiện ích và hiệu quả hơn.

 

Chìa khóa để thực hiện KAIZEN chính là không ngừng đưa ra những ý tưởng cải tiến từ việc nhỏ nhất.

 

 

Quan điểm cơ bản của KAIZEN

 

  • Những hoạt động hiện tại luôn có nhiều cơ hội để cải tiến.
  • Các phương pháp và cách thức hiện tại có thể luôn được cải tiến nếu như có thêm nỗ lực.
  • Tích lũy những sự cải tiến nhỏ sẽ tạo nên sự biến đổi lớn.
  • Thu hút toàn thể nhân viên cùng tham gia góp ý và cải tiến cùng Ban Lãnh đạo.

 

Đổi mới là cách làm đột phá trong thời gian ngắn của một cá nhân và có thể thấy được kết quả gần như ngay lập tức. Khác với khái niệm đó, KAIZEN là sự cải tiến từng chi tiết nhỏ trong công việc và cuộc sống hàng ngày, được thực hiện dựa trên sự đóng góp ý kiến của tất cả thành viên trong tập thể và kết quả đạt được không quá lớn lao. Tuy nhiên, kết quả mà KAIZEN mang lại có thể duy trì trong một thời gian lâu dài và bền vững.

 

Trong thực tế, khó có việc gì có thể duy trì trạng thái bền vững. Một trong những định luật nổi tiếng nhất của Parkinson đã đề cập: “Một tổ chức khi đã hình thành được một cấu trúc thì cũng là lúc tổ chức đó bắt đầu xuống cấp”. Điều đó cho thấy, để cải tiến hay duy trì bất kì tổ chức nào, cần có sự nỗ lực liên tục và đều đặn. Đổi mới và KAIZEN cần được áp dụng song song vào thực tế để mang lại hiệu quả cải tiến. Bất cứ ý tưởng đổi mới nào cũng cần được duy trì với các hoạt động KAIZEN để tiếp tục cải tiến.

 

3. Cách áp dụng Kaizen vào doanh nghiệp thực tế

 

Mô hình PDCA

 

Vòng tròn PDCA là một chu trình được nghiên cứu và phát triển bởi Tiến sĩ Walter Shewhart và được phát triển rộng rãi là nhờ Tiến sĩ Edward Deming. PDCA tức là Plan – Do – Check – Act.

 

 

Các bước để áp dụng KAIZEN cũng cần tuân theo mô hình trên, cụ thể là:

 

  • Plan:

Bước 1: Lựa chọn chủ đề

Bước 2: Tìm hiểu tình trạng hiện tại và xác định mục tiêu

Bước 3: Phân tích dữ liệu đã thu thập và xác định nguyên nhân

Bước 4: Xác định biện pháp thực hiện dựa trên việc phân tích cơ sở dữ liệu

  • Do:

Bước 5: Thực hiện biện pháp

  • Check:

Bước 6: Kiểm tra và xác nhận kết quả thực hiện

  • Act:

Bước 7: Xây dựng hoặc sửa đổi các tiêu chuẩn và kế hoạch

Bước 8: Xem xét các quá trình trên và xây dựng dự án tiếp theo

 

10 nguyên tắc cốt lõi của KAIZEN

 

Để có thể dễ dàng thực hiện KAIZEN theo trình tự 8 bước ở trên, doanh nghiệp cần tuân theo 10 nguyên tắc cốt lõi sau:

 

  • Định hướng khách hàng: Sản xuất và cung cấp dịch vụ theo định hướng thị trường và đáp ứng nhu cầu của khách hàng.

 

  • Liên tục cải tiến: Theo KAIZEN, hoàn thành công việc không có nghĩa là kết thúc mà chỉ là hoàn thành giai đoạn này trước khi chuyển sang giai đoạn kế tiếp. Các sản phẩm, mẫu mã và giá thành hiện tại sẽ không thỏa mãn được nhu cầu của khách hàng trong tương lai.

 

  • Xây dựng “Văn hóa không đổ lỗi”: Cần xây dựng phương châm làm việc “Lỗi là do tôi, thành công do tập thể”. Quy trách nhiệm đúng đắn và phù hợp cho từng cá nhân để tăng tinh thần trách nhiệm của nhân viên.

 

  • Thúc đẩy môi trường văn hóa mở: Xây dựng môi trường văn hóa mở, nhân viên sẽ dám nhìn thẳng vào sai sót của mình, góp ý cho ưu và khuyết điểm của đồng nghiệp. Sự cởi mở được xem là một điểm mạnh để nhân viên sửa chữa sai lầm, gắn bó với lãnh đạo và doanh nghiệp.

 

  • Phương pháp làm việc theo nhóm: Phân chia công việc theo các nhóm làm việc riêng biệt để gia tăng hiệu quả. Trưởng nhóm là người nắm bao quát tình hình công việc chi tiết được giao, chịu trách nhiệm và báo cáo cho cấp cao hơn. Từng cá nhân sẽ nỗ lực hơn và cùng đóng góp vào công việc của nhóm, hơn là cách làm việc riêng lẻ.

 

  • Quản lý theo chức năng chéo: Các dự án được lập kế hoạch và thực hiện dựa trên sự kết hợp các nguồn lực từ các bộ phận hay phòng ban khác nhau trong công ty.

 

  • Nuôi dưỡng “Quan hệ hữu hảo”: Theo quan điểm của người Nhật, kẻ thù hay những quan hệ đối đầu không nên xuất hiện trong môi trường làm việc. Tất cả đều vì sự phát triển của tập thể. Do đó, các doanh nghiệp Nhật thường dùng rất nhiều thời gian cho việc đào tạo kỹ năng nhân viên hay các lớp đào tạo dành cho người quản lý và lãnh đạo.

 

 

  • Rèn luyện ý thức kỷ luật tự giác: Mỗi cá nhân sẽ tự thay đổi mình để thích nghi với văn hóa của công ty. Tự kiềm chế cá tính riêng của mình để hòa hợp cùng đồng nghiệp, đặt lợi ích tập thể lên trên hết, xóa bỏ tư tưởng làm việc đối phó.

 

  • Thông tin đến mọi nhân viên: Thông tin từ cấp quản lí phải được truyền đạt đến nhân viên kịp thời, chính xác, đầy đủ và đúng đối tượng. Duy trì việc nhân viên được chia sẻ thông tin chính là một cách để san sẻ khó khăn của công ty đến mỗi thành viên.

 

  • Thúc đẩy năng suất và hiệu quả: KAIZEN có thể thúc đẩy nhân viên thông qua các hoạt động cụ thể như: Đào tạo đa kỹ năng, luân chuyển công việc để tránh sự nhàm chán, phát huy khả năng chủ động làm việc và ra quyết định,...

4. Lợi ích của việc áp dụng Kaizen

 

  • Xây dựng văn hóa công ty thân thiện, gần gũi với mỗi nhân viên.

  • Giảm lãng phí, tăng năng suất.

  • Tạo tinh thần làm việc tập thể, có ý tưởng cải tiến mỗi ngày.

  • Tạo động lực thúc đẩy cá nhân có đóng góp cho sự phát triển của tập thể.

  • Tích lũy các cải tiến nhỏ để trở thành kết quả lớn.

 

 

Toyota Nhật Bản là công ty dẫn đầu trong việc áp dụng KAIZEN trong chiến lược kinh doanh. Toyota có khoảng 9 nhà máy tại Bắc Mỹ và cuối năm 2007 tiếp tục mở một nhà máy mới ở Mississipi, sản xuất xe ô tô với đội ngũ công nhân người Mỹ, mức lương bằng hoặc cao hơn các công ty sản xuất ô tô khác. 75% xe ô tô được sản xuất tại Bắc Mỹ có bộ phận và nguyên liệu được sản xuất trực tiếp tại đây. Chỉ có khoảng 25% xe ô tô được nhập từ Nhật hoặc những nơi khác. Vậy mà, Toyota vẫn kiếm hơn 14 tỉ USD vào năm 2006. Trong khi các nhà sản xuất ô tô khác phải chuyển nhà máy đến Trung Quốc hay Ấn Độ để tiết kiệm chi phí.

 

Bí quyết của Toyota chính là KAIZEN – giảm lãng phí trong khu vực như hàng hóa tồn kho, thời gian chờ đợi, phương thức vận chuyển, kỹ năng của người lao động và việc sản xuất dư thừa. Bằng cách chế tạo xe vận chuyển trong nội bộ nhà máy từ các bộ phận có sẵn trên dây chuyền và lắp thêm động cơ, Toyota có thể tiết kiệm gần 3.000 USD cho chi phí mua sắm xe chở hàng.

 

KAIZEN đã giúp Toyota hình thành nên văn hóa ứng xử giữa lãnh đạo và nhân viên, giữa nhân viên với nhau, sự bảo vệ thương hiệu của công ty, cố gắng hết mình cho công việc. Tinh thần của KAIZEN được thể hiện qua hai triết lý quan trọng của Toyota là “Developing People First” và “Respect For People”.

 

 

 

 

Nếu bạn đang tìm các khóa học về Marketing, Kỹ năng mềm, Kỹ năng Bán hàng, hãy liên lạc với chúng tôi:

CÔNG TY CỔ PHẦN LAMKIM – Dịch vụ Đào tạo chuyên nghiệp

Fanpage: https://www.facebook.com/lamkim.vn/

Hotline : (028) 3771 6553

Website: http://lamkim.com/

Email:  info@lamkim.com

 

 

 

Bài viết liên quan

6 bước hoàn hảo để rèn luyện kỹ năng giải quyết vấn đề

Giải quyết vấn đề là một kỹ năng sống cơ bản và cần thiết cho cuộc sống hằng ngày của chúng ta

Làm cách nào để nâng cao kỹ năng giải quyết vấn đề hiệu quả?

Kỹ năng giải quyết vấn đề giỏi phụ thuộc khả năng thích nghi và tư duy sáng tạo bài bản