Kỹ năng lập kế hoạch

 

 

 

Tổng quan

 

Mọi người đều có những ước mơ và mục tiêu, nhưng không có kế hoạch và tổ chức những gì bạn cần phải làm, kêt quả là bạn sẽ không nhận được thành quả nào. Nó giống hệt nhau trong thế giới việc làm, nơi lập kế hoạch và tổ chức thường xuyên các kỹ năng xếp hạng trong mười kỹ năng việc làm hấp dẫn nhất đầu.

 

 

 

Kế hoạch là gì?

 

kế hoạch hành động là một quá trình giúp bạn tập trung ý tưởng của bạn và quyết định các bước bạn cần phải thực hiện để đạt được một mục tiêu cụ thể. Kế hoạch là rất quan trọng ở tất cả các cấp tại nơi làm việc. Bạn cần lập kế hoạch công việc và thời gian riêng của bạn. quản lý của bạn sẽ cần phải có kế hoạch nhiệm vụ và thời gian yêu cầu của phòng ban. Quản lý cấp cao sẽ cần phải có kế hoạch các mục tiêu và mục đích của công ty như một toàn thể.

 

 

 

Tại sao công ty muốn có kỹ năng lập kế hoạch?

Công ty cần bạn phải có kỹ năng lập kế hoạch vì họ cần để có thể cho phép bạn phá vỡ các nhiệm vụ mà họ cung cấp cho bạn thành nhiều phần quản lý được. Có khả năng tổ chức một nhiệm vụ quan trọng ở tất cả các cấp độ của việc làm. Khả năng của bạn để lập kế hoạch và tổ chức tốt hơn, càng có nhiều khả năng bạn sẽ được đánh giá cao

 

 

 

Tầm quan trọng của lập kế hoạch

 

Kế hoạch giúp tổ chức một tiến trình để đạt được các mục tiêu của mình. Quá trình bắt đầu với xem xét các hoạt động hiện tại của tổ chức và xác định những gì cần phải được cải thiện hoạt động trong năm sắp tới. Từ đó, lập kế hoạch liên quan đến việc hình dung kết quả tổ chức muốn đạt được, và xác định các bước cần thiết để đi đến đích như mong muốn - thành công, cho dù được đo trong điều kiện tài chính, hay mục tiêu mà bao gồm việc tổ chức đánh giá cao nhất trong sự hài lòng của khách hàng .

 

 

 

Sử dụng hiệu quả nguồn tài nguyên

 

Tất cả các tổ chức, lớn và nhỏ, có nguồn lực hạn chế. Quá trình lập kế hoạch cung cấp các thông tin quản lý hàng đầu cần phải đưa ra quyết định hiệu quả về làm thế nào để phân bổ các nguồn lực trong một cách mà sẽ cho phép tổ chức để đạt được mục tiêu của mình. Năng suất được tối đa hóa và tài nguyên không bị lãng phí vào các dự án với rất ít cơ hội thành công.

 

 

 

Thiết lập mục tiêu

 

Thiết lập mục tiêu thách thức tất cả mọi người trong tổ chức để phấn đấu cho hiệu suất tốt hơn là một trong những khía cạnh quan trọng của quá trình lập kế hoạch. Mục tiêu phải được tích cực, nhưng thực tế. Các tổ chức không thể để cho mình trở nên quá hài lòng với cách họ đang làm - hoặc họ có khả năng để mất đất để đối thủ cạnh tranh. Quá trình thiết lập mục tiêu có thể là một lời cảnh tỉnh cho các nhà quản lý đã trở nên tự mãn. Các lợi ích khác của việc đặt mục tiêu đến khi kết quả dự báo được so sánh với kết quả thực tế. Tổ chức phân tích phương sai đáng kể so với dự báo và có hành động để khắc phục tình huống nơi mà doanh thu thấp hơn so với kế hoạch hoặc chi phí cao hơn.

 

 

 

Quản lý rủi ro và không chắc chắn

 

Quản lý rủi ro là điều cần thiết cho sự thành công của một tổ chức. Ngay cả những tập đoàn lớn nhất không thể kiểm soát môi trường kinh tế và cạnh tranh xung quanh họ. sự kiện bất khả kháng xảy ra mà phải được xử lý một cách nhanh chóng, trước khi hậu quả tài chính tiêu cực từ những sự kiện này trở nên nghiêm trọng. Kế hoạch khuyến khích sự phát triển của "cái gì nếu" kịch bản, nơi mà các nhà quản lý cố gắng hình dung ra các yếu tố nguy cơ có thể và phát triển kế hoạch dự phòng để đối phó với họ. Tốc độ thay đổi trong kinh doanh là nhanh chóng, và các tổ chức phải có khả năng nhanh chóng điều chỉnh chiến lược của họ với những điều kiện thay đổi.

 

 

 

Xây dựng nhóm

 

Kế hoạch tăng cường xây dựng đội ngũ và một tinh thần hợp tác. Khi kế hoạch được hoàn thành và thông báo cho các thành viên của tổ chức, mọi người đều biết những gì trách nhiệm của họ, và các khu vực như thế nào khác của tổ chức cần sự trợ giúp chuyên môn của họ để hoàn thành nhiệm vụ được giao. Họ nhìn thấy cách làm việc của họ góp phần vào sự thành công của tổ chức như một toàn thể và có thể tự hào về những đóng góp của họ. xung đột tiềm tàng có thể được giảm khi quản lý hàng đầu gạ gẫm đầu vào bộ phận hoặc bộ phận quản lý 'trong quá trình thiết lập mục tiêu. Cá nhân ít có khả năng phẫn nộ mục tiêu ngân sách khi họ đã có một tiếng nói trong việc sáng tạo của họ.

 

 

 

Tạo lợi thế cạnh tranh

 

Kế hoạch giúp các tổ chức được một cái nhìn thực tế về những điểm mạnh và điểm yếu tương đối so với đối thủ cạnh tranh chính hiện tại của họ. Đội ngũ quản lý thấy lĩnh vực mà đối thủ cạnh tranh có thể dễ bị tổn thương và sau đó hàng thủ chiến lược tiếp thị để tận dụng lợi thế của những điểm yếu. hành động quan sát đối thủ cạnh tranh cũng có thể giúp các tổ chức xác định các cơ hội mà họ có thể đã bị bỏ qua, chẳng hạn như thị trường mới nổi và các cơ hội quốc tế các sản phẩm thị trường các nhóm khách hàng để hoàn toàn khác nhau.

 

 

 

 

Chương trình đào tạo của chúng tôi

 

Khi chúng tôi đang làm việc tất cả chúng tôi cảm thấy chúng tôi là 'bận rộn'; nhưng các công ty tốt và tổ chức thực hiện một số nhân viên của họ đang bận rộn "làm những điều đúng đắn và hiệu quả" - nghĩa là "làm những điều đúng đắn, đúng '. khóa học hai ngày này là cách lý tưởng để học và thực hành các kỹ năng lập kế hoạch tốt. Khóa học giúp các học viên hiểu các yếu tố quan trọng của việc lập kế hoạch và tổ chức - và cho thấy làm thế nào họ có thể dễ dàng áp dụng cho môi trường làm việc của đại biểu. Nó sẽ giúp những người quan tâm trong việc xác định rõ ràng và ưu tiên các nhiệm vụ và các hoạt động cần thiết để đạt được cả hai mục tiêu kinh doanh và cá nhân.

 

 

 

 

***Học viên sẽ được học:

 

  • Một loạt các công cụ và kỹ thuật để hỗ trợ cho việc lập kế hoạch và ưu tiên khối lượng công việc của bạn
  • Một số kỹ thuật sẽ giúp bạn tiếp tục tập trung vào công việc sản xuất cho một tỷ lệ lớn hơn thời gian của bạn
  • Khả năng lập kế hoạch, và công việc của riêng bạn của nhóm bạn
  • Tin tưởng hơn và kiểm soát môi trường làm việc trước mắt của bạn

 

 

 

***Đối tượng tham dự

 

Chương trình này là một 'phải' cho tất cả các nhà quản lý, giám sát, lãnh đạo nhóm nghiên cứu, các nhà lãnh đạo chuyển đổi và hỗ trợ nhân viên.  Khóa học này là lý tưởng cho các nhà quản lý và sẽ là nhà quản lý.

 

 

 

***Mục tiêu khóa học

 

Khóa học về “Kỹ năng lập kế hoạch” được thiết kế nhằm giúp học viên:

 

  • Hiểu được những nguyên tắc và tầm quan trọng của việc lập kế hoạch chính xác
  • Có một sự hiểu biết rõ ràng về sự cần thiết của việc lập kế hoạch
  • Hướng dẫn các học viên đặt ra mục tiêu có hiệu quả
  • Tìm hiểu để thiết lập mục tiêu để hỗ trợ trong việc đạt được các mục tiêu
  • Tổ chức và điều chỉnh kế hoạch để thực hiện thành công
  • Hiểu làm thế nào để sử dụng công cụ lập kế hoạch như charts gantt, vv
  • Hiểu và thực hành các nguyên tắc ưu tiên công việc hiệu quả
  • Thực hành các kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức trong một môi trường có kiểm soát
  • Kiểm tra nhân viên thực hiện theo mục tiêu đã đề ra.

 

 

 

***Nội dung khóa học

 

  • Kỹ năng lập kế hoạch
  • Những nguyên nhân của lãng phí nguồn lực
  • Định nghĩa lập kế hoạch
  • Các yếu tố chủ chốt của Chu trình lập Kế hoạch
  • Thiết lập mục tiêu và Mục tiêu
  • Mục tiêu SMART và sử dụng chúng tại nơi làm việc
  • Thực hành Lập Kế hoạch
  • Công cụ lập kế hoạch
  • Giới thiệu quy trình PDCA
  • Sử dụng một biểu đồ Gantt
  • Ưu tiên công việc Đối với hiệu quả & hiệu quả
  • Các Nguyên tắc Pareto
  • Kiểm soát để kế hoạch thành công

 

 

 

***Phương pháp huấn luyện

 

Khoá đào tạo sẽ tiến hành theo hình thức hội thảo, chú trọng đến sự tham gia của học viên. Thực hành áp dụng kỹ năng sẽ được thực hiện thông qua các tình huống nghiên cứu, các bài tập thực hành đóng vai và thực tế trong chuyên ngành sản xuất và kinh doanh của đối tác. Giảng viên sẽ cung cấp các thông tin cơ sở, và đóng vai trò là người tư vấn, trợ giúp trong các bài tập nhóm. Học viên sẽ phát triển các ý tưởng, thực tế trong công việc thành những kế hoạch bài bản. 

 

 

 

 

Lợi ích cho học viên

 

Có rất nhiều cách để nêu những lợi ích của việc lập kế hoạch hoặc ra quyết định liệu trước. Những lợi ích tuyên bố sau đây sẽ được thảo luận trong một số nguồn.

 

 

Biết được kết quả trong tương lai

 

Lập kế hoạch giúp các nhà sản xuất quyết định bằng cách cung cấp các hướng dẫn và các mục tiêu cho các quyết định trong tương lai.

 

 

Có mục tiêu và tăng cơ hội thành công mục tiêu

 

Kế hoạch có thể giúp xác định số lượng các mục tiêu và thiết lập một phương tiện đánh giá thành công.

 

 

Tăng hiệu suất của hoạt động

 

Kế hoạch có thể giúp đảm bảo rằng một bộ mạch lạc của các hành động được thực hiện sao cho phù hợp với các giá trị và ưu tiên của các nhà sản xuất quyết định. Nếu bộ phận A là phụ thuộc vào đầu vào từ các bộ phận B, bộ phận A không thể sử dụng làm việc bộ phận của B mà không phối hợp. Nếu bộ phận B có quá nhiều công việc và bộ phận Một quá ít, có sự phối hợp liên ngành nghèo. Điều này được giảm nhẹ thông qua quá trình lập kế hoạch chi tiết theo định hướng.

 

 

Hiệu quả về quá trình

 

Có lẽ lợi ích quan trọng nhất để phát triển kế hoạch kinh doanh và tiếp thị là quá trình lập kế hoạch riêng của mình. Điều này thường cung cấp một cơ hội duy nhất, một diễn đàn để thảo luận thông tin phong phú và tập trung hiệu quả giữa các nhà quản lý khác nhau tham gia. Các kế hoạch và các cuộc thảo luận phát sinh từ nó cung cấp một bối cảnh đã đồng ý cho các hoạt động quản lý sau này, ngay cả những người không được mô tả trong kế hoạch riêng của mình.

 

 

Tối ưu nguồn lực

 

Kế hoạch giúp phân bổ nguồn lực hạn chế như nhân viên, vật liệu và thời gian một cách có trật tự và có hệ thống.

 

Vì họ đã đạt được mục tiêu được xác định thông qua quá trình lập kế hoạch, quản lý và nhân viên có thể tập trung và kiểm soát các nỗ lực và nguồn lực của mình, hãy làm theo các kế hoạch quyết tâm hành động, phối hợp hoạt động giữa các đơn vị, và quản lý sử dụng thời gian để đáp ứng các mục tiêu cụ thể. Kế hoạch giúp bạn đạt được những mục tiêu này hay mục tiêu bằng cách sử dụng một cách hiệu quả và hiệu quả thời gian và nguồn lực sẵn có. Tóm lại, quy hoạch, nếu thực hiện đúng cách, sẽ dẫn đến các lợi ích sau:

 

 

Tập trung vào mục tiêu chính

 

Có một loạt các hoạt động tổ chức (hoặc cá nhân trong tổ chức) có thể viably theo đuổi. Trong khi có giá trị trong việc theo đuổi của rất nhiều các hoạt động, sự hiểu biết mà những người tổ chức nên tập trung vào để tận dụng năng lực tổ chức và phù hợp với nghiên cứu thị trường đòi hỏi phải lập kế hoạch cẩn thận và phái đoàn. Đây là cách lập kế hoạch lấy tiêu cự.

 

 

Kiểm soát được công ty

 

Quy trình kiểm soát dựa trên các tiêu chuẩn, có thể nói là kiểm soát mà đòi hỏi một tiêu chuẩn so sánh khi xem kết quả hoạt động thực tế. Kiểm soát dựa trên quá trình lập kế hoạch để thiết lập mục tiêu khả thi, mà sau đó có thể được làm việc hướng tới thông qua hoạt động kiểm soát.

 

 

 

 

Bài viết liên quan:

 

- Kỹ năng giám sát

- Kỹ năng tổ chức công việc