Kỹ năng tổ chức công việc

 

 

 

 

Tổng quan

 

Một số người cảm thấy chúng ta mất thời gian mà đã không đạt được bất cứ điều gì. Họ nhận ra rằng những ngày đã qua và đã làm gì cả. Tuy nhiên, có một vài người không cảm thấy như vậy. Mỗi ngày của họ là làm được rất nhiều việc, cho họ được tất cả các thiết để đạt được các mục tiêu và mục tiêu. Họ tiếp tục đạt được những nhiệm vụ nhỏ và mục tiêu và cuối cùng thực hiện ước mơ của họ. Điều gì làm cho những người đứng ra khỏi phần còn lại? Đó là kỹ năng tổ chức!

 

 

 

 

Kỹ năng tổ chức là gì?

 

Kỹ năng tổ chức có thể được gọi là một tập hợp các kỹ năng giúp bạn đạt được mục tiêu cao hơn trong cuộc sống. Kỹ năng tổ chức rất cần thiết để giúp bạn thực hiện các công việc và cuối cùng đạt được mục tiêu đề ra của bạn.

 

Tóm lại, thiết lập mục tiêu là dễ dàng, nhưng để đạt được mục tiêu nói là khó khăn. Kỹ năng tổ chức giúp các cá nhân có kế hoạch ưu tiên và hành động và các hoạt động của họ trong một cách mà làm cho họ đạt được mục tiêu. 

 

 

 

 

Danh sách Kỹ năng tổ chức

 

Có thể có nhiều kỹ năng tổ chức như dự định khả năng và ưu tiên như đã mô tả ở trên, nhưng tám kỹ năng hàng đầu có liên quan đến khả năng tổ chức là:

 

Chú ý đến kỹ năng chi tiết giúp bạn chú ý đến bất kỳ chi tiết dự án, bạn chịu trách nhiệm. (Chi tiết theo định hướng nhân cách)

 

  1. Kỹ năng đa tác vụ làm cho bạn làm việc và cung cấp kết quả trên nhiều dự án cùng một lúc.
  2. Kỹ năng phân tích giúp bạn phân tích một tình huống và sắp tới phía trước với một giải pháp hợp lý.
  3. Kỹ năng truyền thông giúp bạn hiểu và đưa ra quan điểm của bạn với người khác.
  4. Kỹ năng giải quyết vấn đề cho phép bạn không được lấn át và giải quyết vấn đề một cách hệ thống.
  5. Quyết định các kỹ năng làm cho phép bạn thực hiện các quyết định khó khăn.
  6. Kỹ năng làm việc với con người giúp bạn trong việc tương tác với khách hàng, cơ quan chức cao hơn, đồng nghiệp và cấp dưới của bạn.
  7. Kỹ năng đội cho phép bạn để áp dụng và chức năng trong đội đa dạng.

 

 

 

 

Tầm quan trọng của tổ chức công việc

 

Tổ chức là tất cả về việc giữ gìn những thứ theo đúng thứ tự. Đối với bất kỳ doanh nghiệp, tổ chức đóng một vai trò quan trọng trong việc giúp bạn đạt được mục tiêu của mình. Thực hành kỹ năng tổ chức có hiệu quả sẽ giúp bạn cá nhân và chuyên nghiệp, và các kỹ năng tổ chức tốt của bạn sẽ được phản ánh trong việc hoàn thành tất cả các nhiệm vụ hàng ngày của bạn. Tổ chức này cũng cung cấp cho bạn một cảm giác kiểm soát và cho phép cho năng suất tăng lên.

 

 

Hiệu quả

 

Hiệu quả có lẽ là lợi thế lớn nhất của kỹ năng tổ chức. Một chuyên gia tổ chức sẽ dành ít thời gian sửa chữa những sai lầm, tìm kiếm thông tin và sửa chữa bất kỳ lộn xộn. Nhiều thời gian lưu có nghĩa là nhiều thời gian để làm những việc hiệu quả. Bên cạnh tác động tích cực về quản lý thời gian, kỹ năng tổ chức sẽ làm cho nó thuận tiện hơn cho người lao động để chia sẻ bất kỳ thông tin với nhau, do đó làm việc tốt hơn như một đội.

 

 

Chất lượng hoạt động tốt hơn

 

Được tổ chức sẽ giúp bạn tránh những sai lầm tốn kém, chẳng hạn như nhìn ra thông tin hoặc thiếu các cuộc hẹn. Mất đi theo dõi các bản ghi nhớ sếp cho bạn có thể có nghĩa là lỗi thời gian và tiền bạc lãng phí. Quên để ghi lại thông tin quan trọng có thể làm bạn phải khởi động một dự án từ đầu. Hãy xem xét như thế nào dễ dàng hơn nhiều đó là tăng gấp đôi-đặt cho mình hoặc quên một cuộc họp nếu bạn giữ nhiều lịch thay vì củng cố chúng thành một. Bắt tổ chức sẽ giúp bạn tránh những sai lầm và cho phép bạn làm công việc của bạn bị lỗi hơn.

 

 

Tăng niềm tin

 

Kỹ năng tổ chức thiết lập một cảm giác tin tưởng và tính chuyên nghiệp trong công việc. Một nhà quản lý tổ chức tốt các dự án một hình ảnh về độ tin cậy và kiểm soát. Điều này giúp anh giành được lòng tin của khách hàng và đối tác dễ dàng hơn.

 

 

Giảm căng thẳng

 

Kỹ năng tổ chức tốt có thể giúp giảm bớt căng thẳng là tốt. Một văn phòng tổ chức cũng tạo ra một môi trường làm việc thoải mái hơn, như trái ngược với một văn phòng lộn xộn hoặc vô tổ chức nơi bạn đang không ngừng tìm kiếm cho các hạng mục hoặc từng bước vượt qua xung quanh đống giấy tờ.

 

 

Tạo ấn tượng tốt

 

Tổ chức công việc tốt có thể giúp bạn tạo ấn tượng tích cực về cấp trên, khách hàng, đồng nghiệp và khách đến công ty của bạn. Bạn có thể kiếm được tôn trọng trên danh nghĩa của chính bạn và của công ty của bạn bằng cách duy trì thói quen tổ chức chuyên nghiệp cấp.

 

 

Cơ hội trong tương lai

 

Những ấn tượng tốt đẹp bạn thực hiện khi sếp đi ngang qua bàn của bạn không bị lãng quên - đặc biệt nếu chúng là một phần của cuộc sống công việc tổ chức của bạn. Kỹ năng tổ chức tốt có thể hiển thị các giám sát viên của bạn rằng bạn có trách nhiệm, nghiêm túc trong công việc của bạn và có khả năng nhiệm vụ lớn hơn. Khi nói đến thời gian để thực hiện chương trình khuyến mãi, tên của bạn có thể tìm đường vào trộn đơn giản chỉ vì bạn là một người chu đáo, hiệu quả, nhân viên chuẩn bị tốt.

 

 

 

 

Chương trình đào tạo của chúng tôi

 

Tổ chức không chỉ là loại bỏ sự lộn xộn, nhưng cũng bao gồm lập kế hoạch và ưu tiên. Mục đích cuối cùng của việc nâng cao kỹ năng tổ chức của bạn là để cải thiện năng suất của bạn và giảm các hoạt động lãng phí.

 

Khóa đào tạo Kỹ năng tổ chức cung cấp các kỹ thuật hiệu quả để giúp bạn tổ chức thời gian và công việc tốt hơn như loại bỏ phiền nhiễu, khắc phục sự trì hoãn, phá vỡ các nhiệm vụ, tạo ra thời hạn, hứa hẹn phần thưởng, tự kỷ luật và nhiều hơn nữa của bạn.

 

Kế hoạch và Kỹ năng tổ chức là một phương pháp đã được chứng minh cho năng suất cá nhân bao gồm các nguyên tắc cơ bản của việc lập kế hoạch và tổ chức, đặc biệt chú ý đến trình điều khiển quản lý và năng suất thời gian cá nhân. Chương trình này có một cái nhìn toàn diện về năng suất cá nhân tại nơi làm việc và giới thiệu đại biểu cho kiến thức, kỹ năng và thái độ cần thiết để hành xử một cách hiệu quả và đối phó hiệu quả với thói quen làm việc hàng ngày.

 

 

 

***Mục tiêu khoá học:

 

Khóa đào tạo mở rộng này giúp học viên phát triển các kỹ năng cần thiết trong việc tổ chức để họ tăng năng suất và giảm lãng phí thời gian và nguồn lực của mình.

Sau khi hoàn thành khóa học này, học viên sẽ học được cách:

 

  • Loại bỏ sự lộn xộn
  • Đặt tất cả mọi thứ ở chỗ của nó
  • Viết ra mức độ Ưu tiên của công việc
  • Ưu tiên nhiệm vụ
  • Sử dụng quy tắc 80/20
  • Sử dụng một lịch chủ
  • Thiết lập thời hạn thực tế
  • Hủy bỏ hoặc hạn chế lãng phí thời gian
  • Đối phó với những thứ ngoài tầm kiểm soát của họ
  • Sử dụng một kế hoạch trong ngày
  • Sử dụng giấy và lưu trữ không cần giấy tờ
  • Tổ chức các khu vực làm việc
  • Loại trừ trì hoãn
  • Tổ chức hộp thư đến
  • Sử dụng kỷ luật để ở lại tổ chức

 

 

 

 

***Đối tượng tham dự

 

Khóa học này là nhằm vào những tìm cách phát triển và thực hành các kỹ thuật tổ chức hiệu quả. Như vậy các Nhân viên, Giám sát, quản lý từ cấp cơ sở đến cấp cao đều tham gia được lớp học này.

 

 

 

 

 

***Nội dung khóa học

 

  • Liên quan và tầm quan trọng của Tổ chức tại nơi làm việc
  • Đồng ý nghĩa tổ chức việc và năng suất
  • Tại sao Tổ chức?
  • Tổ chức Tại sao thường bị bỏ qua
  • Lợi ích của Tổ chức tại nơi làm việc

 

 

Năng lực tổ chức

 

  • Hoạt động - Xây dựng một ma trận kỹ năng cho một người cao tổ chức
  • Hoạt động - Tự đánh giá - các đại biểu đánh giá khả năng hiện tại của họ chống lại mỗi kỹ năng trong ma trận này để xác định nhu cầu phát triển của họ (s); Kết quả được sử dụng như một cơ sở cho kế hoạch hành động cá nhân riêng của họ.
  • Vượt qua giới hạn (nối niềm tin của bạn để hành vi của bạn)

 

 

Hiểu Làm việc theo nhóm

 

  • Hoạt động - làm việc trong nhóm các đại biểu thảo luận về sức mạnh tổng hợp, khai thác vào làm việc theo nhóm và làm việc với những người khác cho năng suất tối đa và trình bày phát hiện của mình trước lớp
  • Lợi ích của Đội viên

 

 

Quy trình uỷ nhiệm hiệu quả

 

  • Điều gì được Ủy nhiệm?
  • Mục đích của uỷ nhiệm công việc
  • Tại sao người thất bại trong Ủy nhiệm công việc?
  • Lợi ích uỷ nhiện hiệu quả
  • Hoạt động - Nhận Phong cách của bạn - các đại biểu xác định vị trí bản thân của một ma trận phong cách cá tính
  • Bài tập - Điều gì để uỷ nhiệm không hiệu quả
  • Tìm hiểu về 7 bước cho uỷ nhiệm thành công
  • Hiểu thế nào để động viên những người đang giúp bạn

 

 

Vượt qua sự trì hoãn

 

  • Phát triển và duy trì niềm tin
  • Phương pháp tiếp cận của bạn (vẽ trên các cuộc thảo luận và kết luận trước đó trong ngày)
  • Quản lý Xung đột và xung đột hiệu quả Quá trình giải quyết
  • Cam kết uỷ nhiệm

 

 

Hệ thống và năng suất

 

  • Hệ thống là gì?
  • Nhận biết và Phát triển Hệ thống
  • Nhật ký công việc hàng ngày, tiến độ, quản lý email, danh sách kiểm tra
  • Các lợi ích của hệ thống hiệu quả
  • Bài tập - Xây dựng kế hoạch hàng tuần hàng ngày và hệ thống danh mục kiểm tra

 

 

 

 

Lợi ích cho học viên

 

Sau khoá học, học viên có thể nâng cao các lợi ích của kỹ năng tổ chức như sau:

 

 

Quản lý hiệu quả

 

Một người quản lý tốt được tổ chức tốt. kỹ năng tổ chức vững chắc là không thể thiếu, vì nhiệm vụ quản lý bao gồm nhiều khía cạnh: mục tiêu của đội thiết lập và kỳ vọng; cung cấp các nguồn lực; giao nhiệm vụ; theo dõi tiến độ; và lập kế hoạch dự án. Cấp dưới có thể dựa vào một người quản lý tổ chức tốt để lãnh đạo hiệu quả. Do đó, bộ phận của họ sẽ thành công và nổi bật với phần còn lại của công ty.

 

 

Cải thiện năng suất

 

Khi bạn được tổ chức, bạn sẽ làm một công việc tốt hơn việc duy trì công việc hàng ngày của bạn. Do đó, bạn sẽ được chuẩn bị tốt hơn cho các sự kiện trong ngày, đến các cuộc họp đúng giờ và đúng thời hạn. Ngoài ra, với lịch trình của bạn sắp xếp gọn gàng, bạn sẽ sử dụng thời gian một cách hiệu quả hơn, hoàn thành nhiệm vụ cấp bách nhất của bạn đầu tiên và tối đa hóa năng suất của bạn.

 

 

Phát triển nghề nghiệp

 

Khi bạn nắm vững kỹ năng tổ chức, sự nghiệp của bạn có thể cất cánh vì nhà tuyển dụng thấy bạn là một tài sản lớn. Bạn đang xem như một người được công việc làm, về thời gian và với những thất bại tối thiểu. Do đó, công ty biết họ có thể dựa vào bạn, và điều này làm cho bạn có giá trị. Cuối cùng ông chủ của bạn có thể cung cấp cho bạn một chương trình thăng tiến hấp dẫn.

 

 

Bài viết liên quan:

 

- Kỹ năng giám sát

- Kỹ năng lập kế hoạch