Quản lý nhóm

 

 

 

Tổng quan

 

Một trong những bí quyết giúp bạn trở thành người quản lý giỏi là học cách quản lý nhóm. Xây dựng, quản lý và truyền cảm hứng cho nhóm làm việc hiệu quả và thành công sẽ góp phần rất lớn cho thành công của chính bạn và của cả công ty. Tuy nhiên, để trở thành một quản lý giỏi thật sự không hề đơn giản. Một tập hợp những người làm việc chung với nhau khác một nhóm. Các đội thường có sự cam kết ràng buộc với mục tiêu chung và cùng vượt qua các thách thức và trở ngại để đạt được mục tiêu đó. Họ có tiềm năng đưa ra những giải pháp sáng tạo và hiệu quả hơn là một tập hợp các cá nhân riêng lẻ làm việc chỉ nhắm đến những mục tiêu riêng.

 

 

 

 

Tầm quan trọng của quản lý nhóm

 

Làm việc theo nhóm là một xu thế làm việc rất phát triển và hiệu quả trong các doanh nghiệp hiện nay. Để nhóm hoạt động tích cực, vai trò xây dựng của trưởng nhóm là vô cùng quan trọng.

 

Tập thể nhóm cần được thông tin về bất kỳ một sự thay đổi nào, từ đó có thể tránh những va chạm làm ảnh hưởng đến công việc và nhiệm vụ của họ. Cần chắc chắn rằng các thành viên có sự nhận thức đầy đủ như nhau về những gì cần hoàn thành và mọi người luôn gắn kết với nhau. Bên cạnh đó, nhà quản trị luôn phải cập nhật những thông tin phản hồi. Có như vậy, hoạt động của nhóm mới thực sự mang lại hiệu quả tối ưu

 

 

Chương trình đào tạo của chúng tôi

 

Chương trình đào tạo này hướng đến đào tạo về lãnh đạo và quản lý cho các cấp quản lý cấp cơ sở, chương trình cung cấp cung cấp cho họ các công cụ để quản lý và thực hiện công việc một cách tối ưu. Chương trình có những chủ đề để cung cấp cho các nhà quản lý kiến thức vững chắc về quản lý. Nó bao gồm các nội dung như truyền thông hiệu quả, quản lý nhóm của bạn, quản lý bản thân, phân công công việc, thiết lập mục tiêu, lập kế hoạch hiệu quả và phát triển cá nhân. 

 

 

Mục tiêu

  • Nâng cao năng suất sản xuất
  • Cải thiện chất lượng sản xuất
  • Làm cho tất cả những người là động cùng tham gia vào quá trình quyết định nhằm nâng cao mức độ thỏa mãn công việc của họ.
  • Xem xét hệ thống và thực tế làm việc để giảm lãng phí thời gian
  • Xây dựng mối quan hệ chặt chẻ hơn với khách hàng để nắm rõ nhu cầu thị trường

 

 

 

 

Đối tượng tham dự

Thích hợp cho các nhà quản lý, giám sát, lãnh đạo đội hoặc bất cứ ai có nhu cầu để phát triển kỹ năng tư duy sáng tạo của họ để phát triển những ý tưởng mới và giải quyết vấn đề.

 

 

 

Quy trình quản lý nhóm hiệu quả

 

1.    Tự nhận thức về bản thân

 

Một trong những điều tốt nhất mà người trưởng nhóm cần làm đó là phải nhận thức được điểm mạnh và điểm yếu của bản thân mình. Chỉ có hiểu rõ chính bản thân mình thì người trưởng nhóm mới xác định được phương cách lãnh đạo riêng và tìm hiểu xem liệu nó có phù hợp với nhóm mà mình đang quản lý hay không vì đôi khi cách quản lý hiệu quả đối với nhóm này chưa chắc áp dụng được cho các nhóm khác.

 

 

2. Thấu hiểu các thành viên trong nhóm

 

Bao gồm việc tìm hiểu khả năng, điểm mạnh và điểm yếu của từng cá nhân trong nhóm, đồng thời chú ý khơi gợi, sử dụng các điểm mạnh của từng thành viên để nhóm ngày càng phát triển mạnh hơn. Nói đơn giản, bạn càng thấu hiểu các thành viên trong nhóm bao nhiêu thì hiệu quả làm việc càng cao bởi vì bạn biết phân bổ chính xác khả năng của từng cá nhân cho những nhiệm vụ đặc biệt.

 

 

3. Xây dựng mục tiêu, tiêu chuẩn và nguyên tắc làm việc

 

Yếu tố cần thiết cho sự thành công là bạn phải đặt ra mục tiêu rõ ràng đồng thời xác định được cách thức đo lường kết quả làm việc, kiểm soát tiến độ. Bạn cũng nên thiết lập các giá trị và tiêu chuẩn để từng thành viên làm việc và trao đổi với nhau nhịp nhàng hơn.

 

 

4. Xác định vai trò và trách nhiệm thật rõ ràng

 

Trong một nhóm lý tưởng, từng thành viên sẽ có trách nhiệm liên đới và quan hệ ràng buộc, phụ thuộc lẫn nhau. Nhóm của bạn được ví như những mảnh ghép trong bộ xếp hình, luôn khớp với nhau để tạo nên một tổng thể hài hòa. Chính vì vậy, từng cá nhân không thể nào làm nên sự thành công của cả nhóm nếu như không biết chính xác mình đóng vai trò gì và đang ở mắt xích nào trong nhóm.

 

 

5. Đào tạo liên tục

 

Một quản lý giỏi không có nghĩa là bạn chỉ đưa ra quyết định và ra lệnh cho người khác. Hãy tích cực động viên và đưa ra những giải pháp thiết thực hơn, như vậy sẽ thắt chặt hơn tình đoàn kết gắn bó giữa các thành viên và thúc đẩy tinh thần làm việc một cách tự nguyện. Bạn cũng nên cân bằng giữa việc đưa ra mục tiêu mới để chinh phục và việc khắc phục dần những điểm hạn chế. Có như vậy, không chỉ từng cá nhân sẽ cải thiện năng lực làm việc mà hiệu quả của cả nhóm sẽ được nâng cao đáng kể.

 

 

6. Hãy là một tấm gương

 

Hãy để cho các thành viên trong nhóm thấy rằng bạn thật sự quan tâm và trân trọng đến thành công của từng thành viên, của nhóm và cả công ty. Hãy luôn sẵn lòng hỗ trợ nhân viên của mình vào những đợt cao điểm với khối lượng công việc dày đặc. Nếu có thể, hãy luôn là người đi đầu – một tấm gương để các thành viên nhìn vào.

 

 

7. Luôn ghi nhận và phản hồi

 

Có thể bạn luôn mong đợi những thành tích vượt bậc từ nhóm của mình, tuy nhiên, đừng bao giờ tiết kiệm một lời khen tặng khi bạn thực sự hài lòng với kết quả làm việc của các thành viên. Một lời khen chân thành và đúng lúc sẽ là lời động viên lớn lao để những thành viên trong nhóm vượt xa hơn nữa và chinh phục những giới hạn mới. Chính vì vậy, bạn nên có những buổi nói chuyện thân mật, phân tích thành công và thất bại của nhóm để cải thiện và tiếp tục đạt được mục tiêu đề ra.

 

 

8.Tập hợp những cá nhân xuất sắc

 

Khả năng làm việc của những nhân viên hàng đầu có thể mang lại những khoản lợi nhuận khổng lồ. Đừng ngần ngại đầu tư cho nhóm của mình một vài nhóm viên "có sạn trong đầu". Một người giỏi bằng 3 người trung bình, đừng quá quan tâm đến số lượng.

 

Để mời được những nhóm viên có năng lực đòi hỏi nhiều thời gian và công sức. Đừng tìm kiếm kiểu "fast food". Hãy tìm hiểu tính cách, động cơ làm việc của những người được lựa chọn cũng như năng lực chuyên môn của họ, thể hiện ở khả năng giải quyết vấn đề, tầm nhìn và cách phân tích các chi tiết.

 

 

9. Phân công nhiệm vụ phù hợp với khả năng và động cơ

 

Nhiều nhà quản trị chưa nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề này. Phân công nhiệm vụ phù hợp với khả năng và động cơ của từng thành viên, đó là một sự đảm bảo chắc chắn cho các nhiệm vụ được hoàn thành hiệu quả nhất. Khi đặt một người vào đúng vị trí của họ, trao cho họ vũ khí sở trường, công việc đảm bảo sẽ được thực hiện rất xuất sắc.

 

Bạn có thể giúp các nhân viên tự khám phá ra động cơ làm việc và khả năng của họ bằng cách phỏng vấn, giao việc, thử trình độ,...

 

 

10. Đảm bảo sự cân bằng 

 

Một dự án luôn thực hiện rất nhiều hoạt động. Vì vậy, trong nhóm phải có đầy đủ các nhóm viên chuyên gia trong từng lĩnh vực (tư vấn, phân tích, chuyên gia IT…). Rắc rối trong ở khâu nào sẽ có người giải quyết ngay khâu ấy, không để dự án bị ách.

 

Sự cân bằng trong tính cách giữa các cá nhân cũng cần đảm bảo, điều này sẽ thúc đẩy mối quan hệ tốt đẹp trong nhóm. Luôn đề cao tinh thần tập thể, lựa chọn thành viên có chuyên môn cao đồng thời với khả năng thích ứng và linh hoạt với công việc cũng như với những người khác.  

 

 

11.  Kiểm soát và điều chỉnh kịp thời

 

Là nhóm trưởng, bạn phải sâu sát mọi hoạt động của nhóm để có những điều chỉnh hợp lý. Không chỉ điều chỉnh công việc, bạn còn phải điều chỉnh mối quan hệ giữa các nhóm viên, kịp thời phát hiện những mâu thuẫn nội bộ để hóa giải, không để chúng ảnh hưởng đến công việc.

 

Sự tự ý thức trong nhóm là điều cốt yếu, các thành viên cần thường xuyên đóng góp ý kiến, trình bày quan điểm của mình. Các buổi thảo luận công khai, có quy mô là rất cần thiết.

 

 

12. Gây dựng lòng tin 

 

Không nên "vạch lá tìm sâu" hay tùy tiện khiển trách thành viên trong nhóm. Bên cạnh đó, việc biểu dương các thành tích, dù là nhỏ và đánh giá cao sự đóng góp của các thành viên sẽ thiết lập được sự thi đua và tính thân thiết trong nhóm.

 

Biết chấp nhận sai sót của mọi người, coi đó như một cách để họ học hỏi. Chắc chắn về vai trò và trách nhiệm của từng người để giao nhiệm vụ cho họ. Một nhà quản trị giỏi phải biết cân bằng giữa sức mạnh của từng cá nhân với sức mạnh của tập thể.

 

 

13. Chặt chẽ trong công việc và thân mật với mọi người 

 

Tạo cơ hội cho các thành viên phát huy tối đa khả năng của mình. Sự hoàn thiện của mỗi cá nhân sẽ đóng góp cho thành công của cả nhóm. 

 

Động viên các thành viên trong nhóm khi họ gặp phải thất bại và cho phép họ sửa sai. Đặt con người lên hàng đầu. Cư xử chân thành với các nhóm viên.

 

 

14. Nhắc nhở thường xuyên và kiểm tra sự thực hiện

 

Sự minh bạch, rõ ràng trong việc truyền đạt thông tin cho cả nhóm là điều kiện rất quan trọng để thành công. Một dự án thường gặp nhiều thay đổi so với kế hoạch trong quá trình triển khai, mỗi thành viên cần nắm bắt kịp thời những điều chỉnh, tránh sự nhận thức mơ hồ.

 

Tập thể nhóm cần được thông tin về bất kỳ một sự thay đổi nào, từ đó có thể tránh những va chạm làm ảnh hưởng đến công việc và nhiệm vụ của họ. Cần chắc chắn rằng các thành viên có sự nhận thức đầy đủ như nhau về những gì cần hoàn thành và mọi người luôn gắn kết với nhau. Bên cạnh đó, nhà quản trị luôn phải cập nhật những thông tin phản hồi. Có như vậy, hoạt động của nhóm mới thực sự mang lại hiệu quả tối ưu.  

 

 

 

 

Lợi ích

 

  • Trở thành một người giám sát có hiệu quả hơn
  • Nâng cao tinh thần nhân viên
  • Tăng khả năng thăng tiến sự nghiệp
  • Nâng cao kỹ năng trong quan hệ lao động, kỷ luật lao động, quản lý xung đột, và động lực của nhân viên
  •  Hiểu thế nào để huấn luyện, động viên và lãnh đạo nhóm của bạn để tăng hiệu quả